Para tener acceso a esta sección, tendrá que contar con el permiso CUENTAS_PERMISO_INDEX. Para activar este permiso, deberá ingresar a la sección Niveles de acceso del menú Configuración.
Una vez que cuente con este permiso podrá acceder a la bandeja desde el menú Configuración.
Cuentas
Una cuenta representa a una persona o empresa (interna o externa al banco), con las que se tendrá algún tipo de interacción económica. Las cuentas tendrán relación con diversas funciones de acuerdo a la configuración de esta sección y a los permisos con los que cuente el usuario, entre las principales funciones se encuentran: la administración de Estados de cuenta, facturación, pagos, visualización de comparables y avalúos, acceso al sistema, etc.
Agregar cuentas
Podremos agregar una cuenta nueva a nuestra base de datos haciendo uso del botón Agregar de la esquina superior derecha de la vista.
A continuación, se nos mostrará la vista de captura donde podremos ingresar la información perteneciente a la cuenta que deseamos agregar. La vista estará dividida en las secciones Información general, Datos fiscales, dirección física, Datos bancarios, Roles, Comprobantes, Logo para facturación y Contactos.
Información general
En esta primera sección podremos capturar información relevante tal como Nombre, Sector, Matriz, etc.
Datos Fiscales
En los campos de la sección Datos Fiscales capturaremos información perteneciente a Tipo de persona, Tipo de documento, Régimen tributario, así como Dirección fiscal, entre otros.
Dirección Física
En esta sección capturaremos la dirección perteneciente a la cuenta que deseamos agregar.
Nota: En caso de que la dirección física de la cuenta sea la misma que la dirección fiscal, podremos copiarla de la sección anterior haciendo clic en el botón [UTILIZAR DIRECCIÓN FISCAL]
Datos Bancarios
Esta sección nos permitirá registrar la información bancaria necesaria para la interacción económica con la cuenta que deseamos agregar. Para cada una de las cuentas podremos agregar múltiples filas de datos de ser necesario, y después podremos asignar un registro principal que será aquel que el sistema asigne de manera predeterminada a las transacciones con la cuenta.
Roles
Como indica el nombre de la sección, aquí podremos asignar los roles que tendrá la cuenta que deseamos agregar, tales son: Cliente, Emisor, Entidad y Proveedor.
Comprobantes
Desde el módulo de cuentas, el sistema SAX también permite definir detalles relacionados a los comprobantes de ingreso/egreso que intercambiemos con las cuentas registradas. Estas configuraciones abarcan desde la validación de Revisiones de comprobantes, condiciones y medios de pago, hasta Impuestos y retenciones.
Importar cuentas
El sistema SAX permite realizar la importación masiva de las cuentas a registrar haciendo uso de un layout de importación. Para realizar esta acción, nos dirigiremos al botón Importar de la esquina superior derecha de la vista
Una vez dentro de la vista, podremos descargar el layout de importación haciendo uso del botón con el mismo nombre.
A continuación se desplegará una ventana donde podremos obtener la descarga de un archivo .xslx con la plantilla de importación.
En el layout de importación podremos capturar la información perteneciente a las cuentas que deseamos ingresar. El archivo estará dividido en columnas que corresponden a los campos de la vista Agregar. El layout estará dividido en cuatro hojas, cada una correspondiente a un tipo de información requerida para la importación.
Nota: Los campos que son indispensables para la importación están marcados con un asterisco [*]. Si alguno de estos campos no contiene información, no será posible importar el archivo.
- Cuentas: donde ingresaremos la información general de las cuentas que deseamos importar, tales como Nombre, Tipo de persona, Razón Social, entre otros.
- Roles: en esta hoja clasificaremos las cuentas capturadas en la pestaña anterior según su rol dentro del sistema. Para ello, haremos la relación entre el nombre de la cuenta y su rol (Cliente, Entidad, Proveedor, Emisor).
- Documentación: en esta hoja definiremos cuál es la documentación requerida para emitir comprobantes de egreso. Similar al punto anterior, será necesario relacionar el nombre de la cuenta con el tipo de documento requerido.
- Departamentos: En la cuarta y última hoja asignaremos un departamento (de los existentes en la base de datos que ya hayamos configurado) a las cuentas que deseamos importar.
Después de haber llenado la plantilla de importación con la información necesaria, podremos cargarla al sistema SAX arrastrando el archivo hacia la dropzone; o bien, haciendo clic en ella para abrir nuestro explorador de archivos.
Errores al importar cuentas
En caso de que existan errores de captura en el documento, el sistema nos mostrará la validación correspondiente y enlistará los errores encontrados al importar.
En caso de que nuestro layout contenga toda la información necesaria para su importación, podremos guardarla haciendo clic en el botón Guardar y tras ello encontraremos las nuevas cuentas en la tabla de resultados de nuestra sección Cuentas del menú Configuración.
